Agentes programados

Usa un agente para el trabajo que, si no, pedirías en el chat una y otra vez: revisar los cambios de tus fuentes cada lunes, actualizar un curso cuando cambia una política o repasar los guiones de los módulos cada noche. Un agente es un nombre, unas instrucciones y una programación. Cada vez que se ejecuta, los agentes de Vidext siguen esas instrucciones por su cuenta, como lo harían en el chat, y nada de lo que cambian llega a tu contenido hasta que una persona lo acepta.

Los agentes están en la página Agentes, bajo Notificaciones en la barra lateral. Primero aparece Necesitan atención, con una tarjeta abierta por cada agente que está en ejecución, tiene cambios esperando revisión o falló en su última ejecución: qué está haciendo o qué salió mal, una franja con sus últimas ejecuciones, cómo terminaron las dos últimas y qué puedes hacer a continuación. Programados muestra el resto de agentes como tarjetas iguales que las plantillas: su nombre, el comienzo de sus instrucciones, cada cuánto se ejecuta y cuándo lo hará la próxima vez. Pasa el puntero por una tarjeta para ver Ejecutar ahora y Pausar; un agente en pausa ofrece Reanudar y, si se pausó tras ejecuciones fallidas, lo dice. Debajo, Añadir otro ofrece las plantillas. Los administradores y los miembros pueden crearlos, ejecutarlos, editarlos y revisarlos; los participantes nunca los ven.

Crea un agenteCopy Anchor Link

En la página Agentes, elige Nuevo agente. Se abre una conversación nueva en Home con la petición de un agente, y los agentes de Vidext te preguntan qué debe hacer, qué cursos y fuentes abarca y cuándo debe ejecutarse. Después lo proponen en una tarjeta, como en Desde el chat: no se crea nada hasta que eliges Programar en ella. Si ya habías empezado a escribir un mensaje en Home, se queda como estaba y no se envía nada por ti.

Para partir de un agente ya preparado, como Seguimiento de cambios en políticas o Actualización de traducciones, elígelo en Añadir otro. Aparecen todas las plantillas, cada una con lo que hace y cuándo se ejecutaría. Al elegir una se abre el mismo tipo de conversación con las instrucciones y la programación de la plantilla ya en la petición, para que los agentes puedan proponerlo directamente o antes preguntarte lo que les falte. Una plantilla que solo se ejecuta cuando la ejecutas deja la programación en tus manos: los agentes te preguntan cuándo debe ejecutarse, y Editar en la tarjeta ofrece Solo manual. Una página sin agentes muestra una línea sobre lo que hacen los agentes y las plantillas, en Empieza con una plantilla.

Cambia un agenteCopy Anchor Link

Editar, en la tarjeta de un agente o en su panel, abre una ventana sobre la página con el nombre, las instrucciones y la programación del agente.

• Nombre e instrucciones. Escribe qué debe hacer cada vez, como lo pedirías en el chat. Puede leer todo lo que tiene tu organización: sus cursos, módulos y fuentes.
• Cuándo se ejecuta. Elige Solo manual, Cada hora, Cada día, Días laborables, Cada semana o Personalizada y, después, la hora, el día y la Zona horaria que sigue la programación. Personalizada admite una expresión cron de cinco campos, como 0 9 * * 1-5 para las nueve de los días laborables. Debajo de la programación, una línea indica cuándo se ejecuta el agente la próxima vez y en qué zona horaria, que solo se ejecuta cuando alguien pulsa Ejecutar ahora, o que la programación no se ejecutará nunca.

Elige Guardar cambios, o Cancelar para dejarlo como estaba. Al guardar, pasas a ser la persona con la que se ejecuta el agente; consulta En nombre de quién se ejecuta.

Un agente se ejecuta como mucho una vez por hora: ni Editar ni el chat aceptan una programación que lo ejecute más a menudo.

Desde el chatCopy Anchor Link

También puedes pedir un agente en el chat: di qué debe pasar y cada cuánto, por ejemplo «Cada lunes a las nueve, revisa si han cambiado nuestras fuentes de seguridad y actualiza los módulos que las enseñan». Los agentes de Vidext proponen uno, y una tarjeta ocupa el lugar del campo de mensaje con su nombre, su programación en palabras, su zona horaria, cuándo se ejecutaría la próxima vez y sus instrucciones, escritas para que una ejecución pueda seguirlas sola: qué revisar y contra qué, qué justifica un cambio, qué se queda como está y qué informa una ejecución cuando no hace falta nada. Léelas antes de programarlo: de ellas depende cada cuánto una ejecución te pide revisar algo (Mostrar menos pliega las largas).

• Programar crea el agente en tu nombre y en tu zona horaria, ya activado. Después, la conversación indica Programado con el nombre y la programación del agente, y Abrir te lleva a él en la página Agentes.
• Editar abre los mismos campos que Editar en un agente, para que antes cambies el nombre, las instrucciones, la programación o la zona horaria. Si la programación sugerida no se puede usar, por ejemplo porque se ejecutaría más de una vez por hora, la tarjeta se abre en esos campos y lo indica.
• Ahora no lo deja sin crear. También puedes escribir una respuesta, como otro día; los agentes te contestan y pueden volver a proponerlo con tu cambio.

No se crea nada hasta que eliges Programar. A partir de ahí, el agente funciona como cualquier otro: está entre tus agentes en la página Agentes, se ejecuta en tu nombre y cada cambio que hace espera revisión, y sus siguientes horas programadas se omiten hasta que lo revisas. Cuenta entre los cinco agentes activos de tu organización: si los cinco están en uso, Programar no crea nada y lo indica.

No disponible desde el chat: recordatorios puntuales o una ejecución en una sola fecha. Un agente se repite según su programación.

En nombre de quién se ejecutaCopy Anchor Link

Una ejecución programada trabaja como la persona en cuyo nombre se ejecuta el agente, con lo que esa persona puede hacer en tu organización. Es la persona que creó el agente o quien lo editó por última vez: al guardar cambios en un agente, pasa a ejecutarse en tu nombre. Reanudar un agente que se pausó porque esa persona perdió el acceso también hace que se ejecute en tu nombre. Ejecutar ahora trabaja como quien lo pulsa. El panel del agente muestra, en Se ejecuta como, en nombre de quién se ejecuta su programación.

Cada ejecución trabaja en una conversación nueva de la persona en cuyo nombre se ejecuta. Esa persona puede abrirla desde la ejecución con Abrir conversación para ver qué hicieron los agentes y por qué; nadie más puede.

La conversación de la ejecución es de solo lectura desde que empieza la ejecución: puedes seguirla y leerla, pero no escribir en ella, así que los cambios que revisas son siempre solo los de la ejecución. Para seguir trabajando en lo que hizo, elige allí Continuar en una conversación nueva: la conversación nueva hace referencia a la de la ejecución.

Qué hace una ejecuciónCopy Anchor Link

Una ejecución lee el contenido de tu organización y hace sus cambios como lo haría el chat, con estas diferencias:

• Todos los cambios esperan revisión. Los cambios de la ejecución se guardan juntos como un solo conjunto. Nada llega a tus cursos o módulos hasta que alguien lo acepta.
• Nadie responde a sus preguntas. Donde los agentes te preguntarían, eligen la opción que recomiendan y lo indican en el resumen de la ejecución.
• Algunos pasos te tocan a ti. Una ejecución no genera módulos, no cambia el estilo de un curso, no dibuja su portada ni crea o quita presentadores. Hazlo en el chat cuando sus cambios ya estén aplicados.
• Usa los tokens de tu organización, hasta 2.500 por ejecución. Si tu organización se ha quedado sin tokens, o el pago de su plan está atrasado, la ejecución se omite. Una ejecución que ha usado 2.500 tokens se detiene ahí, aunque a tu organización le queden más. Las llamadas que ya estaban en curso cuando llegó al límite también cuentan, así que una ejecución puede acabar algo por encima.
• Tiene dos horas y cuarto. Una ejecución que sigue trabajando pasado ese tiempo se detiene.
• Solo lee fuentes ya conectadas. Una ejecución puede buscar y leer las fuentes que tiene conectadas la persona en cuyo nombre se ejecuta, pero no puede conectar una nueva: para conectarla hace falta alguien que responda.

Cuando termina la ejecución, su panel muestra un breve resumen de lo que hizo. Una ejecución que se detiene por cualquiera de los dos límites falla: nada de lo que cambió se ofrece para revisar, aunque su trabajo hasta ese momento sigue en su conversación. Como cualquier ejecución fallida, cuenta para los tres fallos seguidos que pausan un agente programado.

Revisa sus cambiosCopy Anchor Link

Un agente con cambios pendientes pasa a Necesitan atención, y su tarjeta indica cuántos cambios esperan. Revisar los abre dentro de la tarjeta, con una fila por cada ejecución que dejó cambios: cuándo se ejecutó, cuántos archivos cambia en cuántos cursos y el principio de lo que la ejecución dice que hizo, o Cambios propuestos si no dijo nada de ellos.

• Aceptar aplica a tu contenido los cambios de esa ejecución.
• Rechazar los descarta. Al rechazar se te pide confirmación.
• Ver cambios abre la revisión completa: cada archivo que la ejecución añadió, cambió o eliminó, con sus líneas antes y después, y también ahí Aceptar y Rechazar.
• Más tarde cierra la revisión y deja los cambios pendientes.

La revisión se cierra sola cuando no queda nada por decidir. Los cambios de una ejecución también se abren desde el panel del agente: en Cambios, elige un conjunto marcado como Por revisar. Un resumen largo de una ejecución aparece plegado en el panel: Mostrar todo muestra el resto.

Los cambios que aceptaste y no se pudieron aplicar siguen en la tarjeta, con Rechazar y Ver cambios: la revisión completa explica por qué y ofrece Intentar de nuevo cuando volver a intentarlo puede servir. En el panel aparecen como No se pudo aplicar.

Los cambios de un agente archivado se revisan en Archivados, en la tarjeta de ese agente. Mientras haya alguno pendiente, una línea en la página Agentes te lleva hasta ahí.

Los cambios aceptados aparecen como Aplicando un momento y después como Aceptado. Solo se aplican los cambios que revisaste, y todos o ninguno:

• Si la conversación de la ejecución cambió después de que sus cambios quedaran apartados para revisión, la revisión muestra lo que contiene ahora y te pide que la revises de nuevo.
• Si alguien cambió algunos de los mismos archivos después de que la ejecución los hiciera, o algunos de sus archivos no se pueden guardar en tu contenido, no se aplica nada y los cambios aparecen como No se pudo aplicar. Recházalos y vuelve a ejecutar el agente.
• Si los cambios se deshicieron después en la conversación de la ejecución, no queda nada que aplicar: recházalos.
• Si no se pudieron aplicar por otro motivo, elige Reintentar o recházalos.

Si los cambios se actualizaron mientras tenías abierta la revisión, Aceptar no aplica nada y te pide que los revises de nuevo.

Aceptar cambia el guion de un módulo, no lo que reproducen sus alumnos. Cuando los cambios tocaron un guion, la confirmación lo indica y Abrir en Inicio te lleva a ese módulo en la conversación donde se escribe su curso, o en una nueva, para volver a crearlo. Los alumnos conservan la versión que tienen hasta que crees el módulo y publiques su curso.

Ejecuta, pausa y archivaCopy Anchor Link

• Ejecutar ahora inicia una ejecución al momento, desde la tarjeta del agente o su menú, o desde su panel. Un agente hace una ejecución cada vez: mientras hay una en marcha, no puedes iniciar otra con Ejecutar ahora, y una hora programada que llegue mientras tanto se omite.
• Un solo conjunto de cambios cada vez. Mientras los cambios de una ejecución esperan revisión, o esperan a que vuelvas a intentarlo o los rechaces porque no se pudieron aplicar, se omiten las siguientes horas programadas del agente, para que sus cambios no se acumulen en los mismos archivos; Ejecutar ahora sí inicia una ejecución. La programación se reanuda cuando esos cambios se aceptan o se rechazan.
• Cinco agentes activos por organización. Un agente activado y con programación ocupa uno de esos huecos; un agente en pausa conserva el suyo, y uno solo manual o archivado no ocupa ninguno. Con cinco, se rechaza crear otro, activar uno, restaurar uno o darle una programación, y la organización conserva los agentes que tiene hasta que uno libere su hueco.
• Tres ejecuciones a la vez por organización. Cuenta todas las ejecuciones en cola, iniciando o en curso de todos tus agentes. Con tres, Ejecutar ahora se rechaza, y una hora programada que llegue espera: empieza en cuanto termina una de las ejecuciones, y mientras tanto su tarjeta dice Esperando para empezar. Así, los agentes que programas a la vez, por ejemplo cada noche a las dos, se ejecutan todos, uno tras otro. Si llega la siguiente hora del agente mientras espera, la ejecución que empieza es la de esa hora posterior, porque las horas perdidas no se recuperan. Una hora que sigue sin poder empezar al cabo de seis horas se omite y queda registrada.
• Pausar, en la tarjeta de un agente programado o en su menú, detiene su programación, y Reanudar la vuelve a poner en marcha. Ejecutar ahora funciona en ambos casos.
• En pausa. Un agente se pausa solo cuando la persona en cuyo nombre se ejecuta ya no puede crear en tu organización, o cuando falla una ejecución programada y es al menos la tercera ejecución fallida seguida. Las ejecuciones de Ejecutar ahora cuentan para las tres, pero solo el fallo de una ejecución programada pausa el agente; una ejecución que termina bien vuelve a empezar la cuenta. Su panel indica el motivo. Reanudar lo vuelve a activar; si se pausó porque esa persona perdió el acceso, a partir de entonces se ejecuta en tu nombre.
• Archivar, desde el menú del agente, hace que deje de ejecutarse. Sus ejecuciones y cambios se conservan. Lo encontrarás en Archivados, un enlace al pie de la página; elige Restaurar para que vuelva a su programación. Los cambios que dejó pendientes se revisan ahí, desde su tarjeta.
• Las horas perdidas no se recuperan. Una ejecución omitida o perdida mientras el agente estaba desactivado no se hace después; el agente espera a su siguiente hora.

Entérate de los cambios, las ejecuciones fallidas y las pausasCopy Anchor Link

Cuando una ejecución deja cambios por revisar, la persona en cuyo nombre se ejecutó los encuentra arriba en Notificaciones, en la sección de lo que espera de ella: lo que cambió la ejecución, el nombre del agente y cuántos archivos, con un botón para revisarlos que abre la revisión del agente. Siguen ahí hasta que alguien los acepta o los rechaza. Cuando un agente se pausa, se avisa a su propietario; si se pausó porque la persona en cuyo nombre se ejecuta ya no puede crear en la organización, se avisa en su lugar a los administradores de la organización, ya que el propietario ya no puede recibirlo y ellos pueden reanudarlo. Cuando una ejecución programada falla, o se omite porque tu organización se quedó sin tokens o el pago de su plan está atrasado, se avisa a la persona en cuyo nombre se ejecuta: Nombre del agente no completó su ejecución programada, con el motivo. Quedarse sin tokens y un pago atrasado se avisan una vez cada uno, no en cada ejecución hasta que se añaden tokens o se paga el plan. Una ejecución que pausa su agente se avisa como pausa, y un Ejecutar ahora que falla no se avisa, porque estabas ahí para verlo. Todos los avisos abren el agente.

Son notificaciones de Agentes, aparecen con las demás, y Agentes en Preferencias de notificaciones las desactiva todas. Su email está desactivado hasta que actives el Email de Agentes en esas mismas preferencias; a partir de ahí, cada uno también llega por email. Consulta Notificaciones.

Historial de ejecucionesCopy Anchor Link

El panel del agente muestra sus últimas ejecuciones en Ejecuciones: si cada una se hizo según la programación o con Ejecutar ahora, cuándo empezó y terminó, su resumen y su estado: En cola, Iniciando, En curso, Completada, Fallida u Omitida. Una ejecución fallida u omitida dice por qué, según los límites y las reglas de arriba.

No disponible: aceptar solo algunos de los archivos de una ejecución, editar los cambios de una ejecución antes de aceptarlos y publicar. Publica tú el curso cuando sus cambios estén aplicados; consulta Publicar un curso.